Para una correcta ejecución de proyectos, es fundamental la elaboración de un presupuesto, que permita planificar, desarrollar y administrar la inversión y/o gastos de forma efectiva.
Una buena gestión del presupuesto, incrementa las posibilidades de éxito del proyecto en las distintas etapas: planificación, ejecución, control y cierre, y permite cumplir los objetivos trazados al inicio del mismo. Incluso, permite solucionar problemas con graves consecuencias como el déficit presupuestario o pérdida de capital.
Ahora, ¿cómo se lleva a cabo este proceso?
Lo primero que debemos crear es un documento que contenga el dinero que se requiere en cada actividad del proyecto, de forma realista. Esto amerita un análisis riguroso de cada actividad en el proyecto, dejando de lado aquellas que no son completamente necesarias para el cumplimiento de los objetivos.
Para ello, se requiere la siguiente información en la etapa inicial:
-Costos de cada actividad del proyecto.
-Desglose del trabajo del proyecto (o EDT).
-Un cronograma o carta gantt de las actividades, dispuestas por fases.
-Recursos externos, como contratos, u otros documentos que respalden los gastos a realizar.
-Análisis del financiamiento o reserva, donde se ingresen posibilidades de imprevistos y cambios en la dirección del proyecto, estimando los costos que eso significa.
-Recopilación histórica de presupuestos, con el fin de brindar mayor realismo y confiabilidad al futuro presupuesto que se va a realizar.
-Espacio o metodología de documentación, implementando sistemas que pueden ser digitales o análogos, pero que permitan guardar cada comprobante de gastos o factura que se emita en el proceso. Existen software diseñados completamente para este fin, y si se emplean, sería muy relevante escogerlo cuidadosamente y aprender a utilizarlo antes de comenzar.
Al finalizar la preparación del proyecto, debemos tener una línea base de los costes, denominada BAC. Esta se usa para monitorear y controlar el desempeño del proyecto en cuanto a los costes del mismo.
Ahora, ¿cuáles son las principales metodologías para llevar a cabo la gestión presupuestaria de un proyecto?
Metodología Fija: Es un tipo de presupuesto totalmente rígido en cantidades y montos, manteniendo las actividades previstas en un principio. Esto permite ser muy eficientes en el uso de recursos y evitar los imprevistos. Sin embargo, no es una metodología muy realista, ya que en muchas ocasiones, los proyectos sufren modificaciones en el camino.
Metodología Variable: Este tipo de gestión presupuestaria permite cambiar el presupuesto en base al volumen de la actividad. Esto nos permite prepararnos para los imprevistos, con el fin de saber qué hacer en cada caso, y que no afecte negativamente la gestión del proyecto. Este tipo de presupuesto es mucho más complejo, porque requiere una constante observación y actualización.
Base cero: Esta metodología no considera las experiencias de los años anteriores ni las estadísticas, para la gestión presupuestaria actual, partiendo de la base de que el mercado está en constante cambio y que hay que estar preparados para ello. En el caso de los mercados estables o constantes, es un trabajo que se realiza de forma más difícil de lo que es.
Programática: Esta metodología se utiliza muchísimo en las empresas con diferentes tipos de departamentos. Esta forma de gestión presupuestaria, se divide en secciones y subsecciones, manteniendo un control de cada área de la empresa, permitiendo detectar de forma oportuna las fugas o gestiones deficientes.
Por actividad: Esta metodología se centra en los procesos que vive la empresa, pudiendo prever las necesidades en cada actividad de la compañía. Esto incluye todas las necesidades de un proceso, por ende, permite observar de forma general lo que ocurre en cada hito: por ejemplo, la cadena de producción, logística o comercialización.
La gestión presupuestaria puede establecerse también como flexible, entrelazando una o más metodologías, con el fin de crear una forma propia de hacer las cosas, según las necesidades de la empresa. Así como también, existen formas de análisis del desempeño del proyecto, en base a la efectividad de la gestión llamada PMB o medición de desempeño. En ese sentido, en Landscape podemos apoyarte con el fin de que tus proyectos, puedan obtener más y mejores resultados, generando más oportunidades de éxito para tu empresa.
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